أعلنت الهيئة العامة للإحصاء عبر موقعها الإلكتروني (بوابة التوظيف)

توفر وظيفة شاغرة بمسمى (سكرتير تنفيذي) بمدينة الرياض، وذلك وفقاً لبقية التفاصيل الموضحة أدناه.

المسمى الوظيفي:
– سكرتير تنفيذي.

وظائف بدوام جزئي

هدف الوظيفة:
– يتولى سكرتير تنفيذي مسؤولية إجراء الخدمات الإدارية، ورصد أنشطة التحضير لاجتماعات المدير المباشر، وإدارة مراسلات المدير المباشر، وتنظيم اجتماعات اللجان.

الأدوار والمسؤوليات:
– إجراء الأنشطة اليومية إلى جانب ضمان الالتزام بالسياسات والإجراءات.
– الإسهام في تحديد فرص التحسين المستمر للأنظمة والعمليات بما يتماشى مع الممارسات الرائدة.- بناء علاقات عمل مع أصحاب المصلحة الداخليين المعنيين.
– جمع تعقيبات من أصحاب المصلحة الداخليين بشأن المشكلات التي يتم مواجهتها والمتطلبات الأخرى.
– الإسهام في إعداد التقارير بشأن التقدم المحقق، والموجهة لجميع أصحاب المصلحة المعنيين من أجل إبقائهم على اطلاع بالتقدم المحقق.

– الرد على المكالمات الداخلية والخارجية وتسجيل الرسائل وتحويل المكالمات لضمان الالتزام بالمعايير المحددة.
– مقابلة الضيوف والترحيب بهم نيابة عن المدير المباشر بناءً على المراسم المحددة، ومرافقتهم إلى الغرفة المخصصة.
– ضمان توافر جميع المستلزمات المكتبية والقرطاسية للمدير المباشر والحفاظ على نظافة مكتب المدير المباشر والمنطقة على أساس مستمر.
– تنظيم جداول مواعيد المدير المباشر وتقويمات الفعاليات والخطة الأسبوعية وإعداد المتطلبات اللوجستية مثل إعداد الغرفة والمستلزمات المكتبية المطلوبة ووسائل الراحة للاجتماعات.
– التأكد من توفر غرف الاجتماعات وفقًا لجدول المدير المباشر وإدارة نظافة الغرف وتنظيمها لضمان الرضا وترسيخ السمعة المهنية للمدير المباشر.
– حضور اجتماعات الرئيس / مجلس الإدارة / اللجان وتزويد الأعضاء بالمعلومات والوثائق والبيانات اللازمة لمناقشتها في الاجتماع.
– إدارة المراسلات الورقية والإلكترونية الواردة والصادرة الخاصة بالمدير المباشر لضمان السرية والالتزام بالمواعيد.
– إدارة ردود المدير المباشر على استفسارات محددة، وفقًا للإرشادات والتعليمات، من خلال الرسائل ورسائل البريد الإلكتروني والتقارير والمراسلات الدقيقة.
– المتابعة مع أصحاب المصلحة الداخليين والخارجيين بشأن الطلبات أو الإجراءات الشكلية التي يطلبها المدير المباشر لضمان الالتزام بالمواعيد.
– تحديث قاعدة البيانات بدقة بإضافة الأسماء والأرقام الداخلية والخارجية للتتبع الصحيح والرجوع إليها في المستقبل.
– تحديد قائمة اللجان الداخلية والخارجية وتوضيح الغرض من اللجان ومساهمة الهيئة.
– صياغة خطاب الترشيح لإخطار أصحاب المصلحة المعنيين في الهيئة بتعيينهم في اللجان الداخلية والخارجية.
– تنظيم اجتماعات اللجان وتنفيذ المتطلبات اللوجستية اللازمة.
– حضور اجتماعات اللجان ومتابعة نتائج الاجتماعات والمسائل العالقة وتنفيذ القرارات بالتنسيق مع أصحاب المصلحة المعنيين.

المهارات:
– مهارات اتصال ممتازة باللغة العربية والإنجليزية.
– القدرة على إدارة التقويم وجدولة الاجتماعات.
– مهارات تنظيمية ممتازة.
– القدرة على العمل تحت الضغط وإدارة الوقت بفعالية.
– مهارات الكمبيوتر والحاسوبية المتقدمة.
– القدرة على المحافظة على سرية المعلومات والثقة.

موعد التقديم:
– التقديم مُتاح الآن بدأ اليوم السبت بتاريخ 1446/08/02هـ الموافق 2025/02/01م.

طريقة التقديم:
– من خلال الرابط التالي:
اضغط هنا